El correo electrónico es el medio de comunicación más utilizado en las oficinas y una herramienta clave de comunicación. Por lo tanto, es importante saber cuál es la forma correcta de escribirlo profesionalmente.
Lo primero es crear una dirección de correo con tu nombre real, no un apodo, sin números, letras adicionales, evitar guiones, etc. Si usas una dirección poco profesional, nadie te tomará en serio.
El “asunto” es fundamental, y a veces no somos conscientes del enorme valor que tiene en nuestra comunicación diaria. Es lo más difícil de enviar en un correo. El “asunto” es el que garantiza que te lean, te archiven o te eliminen. Debe reflejar el contenido del mensaje, ser corto y preciso. Uno recibe cientos de correos cada día y directamente abren los emails que les interesa: Si eres alguien de confianza para quien recibe el mail o si en el “asunto” hay una frase que resalte sobre las demás.
El cuerpo de texto: Simplifiquemos la información. La claridad, la brevedad y ser concisos, son las claves para hacer un buen correo electrónico formal y que te invite a leerlo. Los gerentes reciben más de cien correos diarios, disponen de poco tiempo para revisarlos, por lo que sólo leerán el inicio del mensaje para determinar si es relevante o no. Preséntate en el primer párrafo incluyendo el objetivo del mensaje, el cual debe ir al grano. Organiza y escribe los siguientes párrafos cortos y según su prioridad. En los emails profesionales, debemos evitar caritas felices (emoticones), escribir el texto en mayúsculas, expresiones como: “FYI” For Your Information, “llámame”, “(sin asunto)”: Poca gente invertirá tiempo en leer el mail y responder.
CC y CCO: Pon mucha atención a estas opciones, asegúrate de enviar la información a la persona correcta y evita incomodar a otras personas con mensajes que no les corresponde o no se difunda a personas equivocadas.
La despedida: Demuestra profesionalismo. Como se trata de un mail de negocios, firma con tu nombre completo, incluyendo el puesto de trabajo, nombre de la empresa, datos de contacto y la dirección de la página web. Estas firmas han sustituido en gran medida las tarjetas de presentación.
Publicado en Diario Gestión
